deltaWMS è un applicativo dedicato alla gestione di un magazzino economale per aziende e società che utilizzano un magazzino centralizzato e diverse sedi o filiali.
deltaWMS è sviluppato in modalità web (tipologia Single Page Application) e non prevede alcuna installazione sui singoli PC dell'azienda. L'accesso all'applicazione è controllato da un complesso sistema di permessi di tipo piramidale e con utilizzo di nome utente e password.
deltaWMS è sviluppato interamente dalla Delta Computers, pertanto, è personalizzabile sulle esigenze dell'utilizzatore.
L'applicativo permette la gestione dei beni "di consumo" che vengono ordinati ed immagazzinati dall'Ufficio Economato-Provveditorato per poi essere distribuiti alle sedi periferiche che ne fanno richiesta.
Le tabelle principali riguardano: le filiali/sedi, gli articoli, l'anagrafica degli utilizzatori, le categorie merceologiche. Oltre alle tabelle principali è possibile impostare una serie di parametri che saranno utilizzate per automatizzare i vari processi.
L'accesso è all'applicativo è vincolato dall'immissione di nome utente e password e l'utilizzo delle singole fasi è autorizzato, a priori, dall'amministratore del sistema.
Dopo la fase di caricamento dell'anagrafica di magazzino o dell'acquisizione dell'inventario attraverso un sistema che può essere personalizzabile, l'applicativo si divide sostanzialmente in fasi:
- Inserimento delle richieste che potranno riferirsi a materiale “a scorta” od essere libere (relative a materiale non presente normalmente in magazzino e quindi soggetto a procedura di acquisto).
Per ogni richiesta sarà presente uno status che indicherà la posizione della richiesta nell’ambito dell’iter amministrativo.
Per le richieste “libere” sarà prevista la digitazione descrittiva del bene e della quantità. - Il dirigente/responsabile dell'ufficio potrà visionare tutte le richieste relative ai settori della sua sede/filiale con possibilità di approvarle o respingerle.
- L’Economo/Responsabile magazzino avrà visione completa su tutte le richieste approvate dal dirigente/responsabile dei vari ufficio inserite da utenti “centri di spesa” e potrà respingerle o approvarle con possibilità nel secondo caso di impostare la quantità prelevabile ( <= di quella richiesta) ed eventualmente anche la quantità prelevata. Potrà inserire una motivazione testuale opzionale al respingimento o modifica della quantità.
- La consegna della merce richiesta avverrà tramite l’utente con funzioni di “economato consegna” che potrà agire solo sulla quantità prelevata.
A tracciare ogni fase l'applicativo provvederà all'invio automatico di una mail al destinatario della fase (richiesta ->dirigente ufficio, dirigente ufficio->magazzino, ecc.)
Questa funzione consente al responsabile di magazzino di inserire, tramite le fatture e/o documenti di trasporto le quantità per ogni prodotto, gestire le consegne, effettuare movimenti di carico/scarico e inventariare la merce, predisporre le richieste di fornitura che dovranno essere approvate dal direttore generale/responsabile degli acquisti.
Anche in questa fase l'applicativo genererà, automaticamente, traccia tramite l'invio di una mail al destinatario delle fasi.
Questa funzione, appannaggio del direttore generale/responsabile degli acquisti, prevede la gestione delle richieste di preventivo ai fornitori, la gestione degli ordini per l'acquisto dei prodotti in preventivo. Di questa fase rimarrà traccia documentale dei preventivi inviati dai potenziali fornitori. La fase di carico sarà poi autorizzata al magazziniere che riceverà comunicazione.
Saranno previsti delle apposite funzionalità per analizzare i dati di quantità/costi/mese filtrati per struttura o utente. In funzione della tipologia di report sarà possibile l’esportazione dei dati in excel e/o la stampa in pdf.
Per richieste evase provenienti da centri di spesa sarà possibile produrre una nota di debito relativa al materiale prelevato in un dato periodo.